Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny Twój wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z Tobą zawarta umowa o dofinansowanie w oparciu o wzór przygotowany przez Instytucję Zarządzającą. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie musisz zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinieneś dopełnić niezbędnych formalności. Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od tego, jaki projekt realizujesz oraz jakiego rodzaju podmiot reprezentujesz. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

1. dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
2. kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
3. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
4. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez Ciebie projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia, czyli przez tą, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt musisz pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Zapoznajesz się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty ponosisz ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

• czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
• czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
• czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które przedstawisz do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

• czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
• czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
• czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
• zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
• efektywność poniesionego wydatku,
• sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go korzystasz z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie zobowiązujesz się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości, a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak jesteś prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentujesz inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będziesz musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Zasady dokonywania zakupów obowiązujące beneficjentów nie zobowiązanych ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych są szczegółowo przedstawione w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020.

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub po jego zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości. Twój projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom prowadzonym przede wszystkim przez instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie:

1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez Ciebie wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w twojej siedzibie – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu;
3. Kontrola procedur zawierania umów - jest to kontrola poprawności udzielania zamówień publicznych obejmująca swoim zakresem weryfikację procedur zawierania umów przez Beneficjentów;
4. Kontrola na zakończenie płatności – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą zobowiązany jesteś posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – przede wszystkim sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje; może być rozszerzona o kontrolę innych elementów np. osiągnięcia i utrzymania wskaźników.

Będą prowadzone też kontrole krzyżowe – w sytuacji, gdy realizujesz więcej niż jeden projekt (nawet w różnych Programach) lub gdy realizowałeś projekty w latach 2007-2013. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej w większości przypadków nie uczestniczysz bezpośrednio – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemach informatycznych; możesz dowiedzieć się o niej m.in wówczas, gdy zostaniesz poproszony o oświadczenie o niewspółfinansowaniu projektu z innych instrumentów UE albo gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jesteś proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji; w szczególnych przepadkach czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone w miejscu realizacji projektów lub w siedzibie beneficjenta.

Dodatkowo projekt może zostać poddany innym kontrolom lub audytom – realizowanym bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Urzędy Kontroli Skarbowej lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli/audytu zostaje sporządzona informacja pokontrolna, raport z audytu albo podobny dokument. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną uchybienia, otrzymasz zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia. Zalecenia mogą też dotyczyć usprawnienia pewnych kwestii. Jeżeli podczas kontroli zostaną stwierdzone nieprawidłowości konsekwencją może być konieczność zwrotu części lub całości dofinansowania.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu powinieneś regularnie informować instytucję, z którą podpisałeś umowę o dofinansowanie, o postępach w jego realizacji. Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są integralną częścią wniosku o płatność. Wnioski o płatność należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. Przekazuje się je jedynie w formie elektronicznej. We wnioskach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego wniosku.

Wniosek o płatność jest podstawą do wypłaty przyznanego dofinansowania w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Wniosek o płatność jest weryfikowany pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz pod względem poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będziesz musiał uzupełnić wniosek lub go poprawić. Dofinansowanie może być cofnięte, jeżeli okaże się że realizujesz projekt niezgodnie z założeniami, o których pisałeś we wniosku lub nie osiągnąłeś zamierzonego celu. Całość lub część dofinansowania będziesz też musiał zwrócić jeżeli nie dochowasz obowiązujących Cię procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

O płatność występujesz, gdy:

• wnioskujesz o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
• wnioskujesz o refundację kosztów, które już poniosłeś,
• chcesz rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musisz wykazać wydatki, które poniosłeś i opłaciłeś z otrzymanych wcześniej zaliczek,
• jesteś jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w Twoim budżecie – rozliczasz wydatki.

Występując o zaliczkę, jej wysokość kalkulujesz na podstawie kosztów, jakie planujesz ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku. Jednocześnie musisz wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawiasz zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dofinansowanie. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, abyś zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Będziesz musiał je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania, lub okazać w trakcie kontroli. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zatrudniałeś pracowników – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – musisz dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem konta bankowego wskazanego w umowie o dofinansowanie.

Zasady promocji i oznakowania

Jeżeli korzystasz z unijnego wsparcia masz nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinieneś podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmujesz. We właściwy sposób musisz także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji Twojego projektu i swoją stronę internetową (jeśli taką posiadasz).

W ten sposób przekazujesz innym informacje o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

• znak Funduszy Europejskich, z nazwą Programu Infrastruktura i Środowisko, z którego realizowany jest Twój projekt
• znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego Twój projekt uzyskał dofinansowanie.

Ostateczny opis Twoich obowiązków w zakresie informacji i promocji znajdzie się w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu kupowałeś środki trwałe, budowałeś obiekty lub instalacje bądź też zatrudniałeś pracowników obowiązuje Cię tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. zaprzestaniesz działalności produkcyjnej lub przeniesiesz ją poza obszar wsparcia programu,
2. nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej dotacji działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu zobowiązany jesteś do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie o dofinansowanie. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym masz obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła Ci wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.